Gestion Electronique Des Documents GED
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Gestion Electronique Des Documents GED

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La GED ou Gestion Électronique de Documents, est un système informatisé d'Acquisition, Classement, Stockage, Archivage des documents qui répond aux besoins de l’économie de l’immatériel. 

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Les Entreprises, collectivités locales, et libéraux qui exploitent une plate-forme de dématérialisation, dans le cadre normal de leurs activités, s’assurent d’une capitalisation du savoir ainsi qu’un échange informationnel permanent entre les collaborateurs.

L’utilisation de la numérisation de masse de documents papiers, permet aux entreprises et aux organisations un gain de temps et d'argent énorme. En effet, le Scan comprime le « Volume Papier » et grâce aux algorithmes statistiques de la GED, l’indexation, l’archivage et la recherche de documents est grandement facilitée.

ABIMAC conseil et propose des Solutions GED « ouvertes » ou « dédiées » qui respectent la mise en œuvre des 4 étapes majeures dans la GED :
  • L'acquisition des documents
  • Le classement des documents
  • Le stockage des documents
  • La diffusion des documents
Elle concerne l'intégration de documents papiers existants au sein de l’entreprise qui s’opère par le moyen de la numérisation grâce à des scanners.

Acquisition des documents

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Cette dématérialisation permet de gagner en productivité et d'assurer une meilleure conformité à la réglementation. Les documents papier, fax et courriers sont numérisés au point d'entrée dans l'organisation, et mis à disposition des collaborateurs qui peuvent l’exploiter pour des applications de type :


  • Gestion des courriers entrants
  • Gestion des factures
  • Gestion des contrats et formulaires
  • Gestion de Dossiers (Client, Réclamation, ...)

Classement des documents

S’opère après l'indexation des documents numérisés. Avant tout classement, le logiciel récupère la description du document et de son contenu en utilisant ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc), ou par mots-clés.

Les Solutions pour la GED que conseille et propose ABIMAC procèdent à l’extraction automatique de méta-donnée et gestion des catégories après capture sécurisée via les protocoles/interfaces Web Services, HTTP et HTTPS. La transformation de formats documentaires se fait de manière automatique : TIFF, JPEG, GIF, PNG, MS-Office, PDF et FLASH.

En outre, pour un Maximum de compatibilité avec les autres solutions, Notre solution intègre un référentiel documentaire qui prend en charge les standards du marché. A savoir :
  • Un référentiel unique pour tout type de contenu / document
  • Un référentiel ouvert, compatible JSR-170 le plus performant du marché
  • Support en standard des interfaces JSR-170, Web Services et REST
  • Mécanisme de Haute-Disponibilité et Tolérance de panne   

Stockage des documents

Qui dit classement de documents, soulève la problématique du stockage, inévitable dans tout système informatique. En effet, le stockage est organisé en fonction du contenu des documents (Vidéo, Texte, Image, Musique) ainsi que leur Etats, Types, Provenances… C’est la raison pour laquelle, ABIMAC, veille tout particulièrement à ce que Le support de stockage soit adapté en raison:
  • Du volume des documents
  • La nature des documents
  • La fréquence de consultation
  • L’importance des données (Confidentialité, Priorité,…)
La durée de conservation doit aussi être prise en considération dans le but d’alléger le système des informations redondantes ou périmées.

Diffusion des documents

La diffusion de vos documents peut se faire via l'internet ou l'intranet avec des protocoles renforcés pour garantir la sécurité de votre savoir-faire.
 
AVANTAGES : Les Solutions « Ouvertes » ou « Dédiées » que conseille et propose ABIMAC présentent les caractéristiques suivantes :

Gestions des Documents Numérisés (Entreprises/Départements)

  • Le stockage des documents
  • Gestion des courriers entrants, factures papiers, contrats et formulaires papiers
  • Gestion de Dossier (Clients, Réclamations, ...)
  • Gestion de tout type de contenu électronique (Mail, Formulaire Web,)
  • Capture distribuée et sécurisée des documents
  • Extraction et Gestion des méta-données
  • Catégorisation des documents
  • Application d’un référentiel unique garant de qualité et conformité
  • Gestion automatisée du cycle de vie des documents

Fonctions Utilisateur

  • Services de Gestion Documentaire
  • Librairie de services documentaire
  • Règles automatiques de gestion
  • Mécanisme simple de contribution
  • Workflow (Espaces collaboratifs intelligents)
  • Tableau de Bord
  • Recherche distribuée avancée
  • Notification par email et RSS
  • Sécurité

Gain pour entreprise

  • Réduction du coût total de possession
  • Réduction des coûts de déploiement
  • Productivité et Amélioration de la qualité de service
  • Papidité de Déploiement
  • Capacité de montée en charge
  • Réduction du risque

Interfaces Supportées par les solutions proposées

  • CIFS/SMB (protocole de partage réseau Microsoft)
  • JSR-168 Portlet Specification
  • JSR-127 Java Server Faces
  • FTP
  • NFS
  • WebDAV
  • Web Services
  • REST